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监理在信息系统建设中的沟通与协调

发布时间: 2015-12-25 11:54:21   作者:本站编辑   来源: 本站原创   浏览次数:

   信息系统工程监理是信息系统工程领域的一种社会治理结构,是独立第三方机构为信息系统工程提供的规划与组织、协调与沟通、控制与管理、监督与评价方面的服务,其目的是支持与保证信息系统工程的成功。

   信息沟通系统好似我们人体的神经系统,如果我们的建设监理机构的信息系统失灵或失真,必定会使我们监理机构处于瘫痪或半瘫痪状态。在信息系统建设过程中监理工程师需采取有效的方式和方法进行信息的有效沟通来确保监理项目完成。

   四控三管一协调是信息系统工程监理主要内容中最主要内容,信息系统建设较为庞大,所接触的人员层次不一致,通过监理的沟通协调,为建设单位组织相关人力来协助系统建设,为保质保量完成项目需加强项目的沟通管理。信息系统项目三个主要因素是用户参与、管理层的支持、需求的清晰表达。良好的沟通技能能够使三个因素有机结合,相互建立信任与依赖进行活动。根据项目的实际情况,通过制定切实可行的沟通计划、采取积极主动的沟通、建立畅通的沟通渠道和注重沟通技巧、实施绩效激励等项目沟通管理工作,可以确保信息系统工程项目按要求的进度和质量的完成。

   项目沟通管理的首要任务是制定一份详细的项目沟通计划,可根据监理项目基本情况,明确本项目的沟通对象与需求。首先对项目所有相关人员的信息做全面收集和整理,在项目启动会当天进行收集是最好的时机。通过分析,明确信息系统工程监理项目的组织机构,一般可以确定以下几类人员:业主、设备及软件供应商、软件开发商、系统集成商。这些人对于项目的需求分析、实施、验收等各个阶段都有不同的影响,必须逐一分析,明确他们的沟通目的、沟通频率、起止时间和沟通媒介。通过项目例会、专题会等手段与方式,以标准科学的沟通流程,用会议纪要、通知单、阶段报告等文档作为沟通文档,做到沟通结果的可追溯化、痕迹化。实践证明,通过采用成熟的沟通工具、过程和文档化的模板,监理项目组成员与其他人员及监理项目组内部之间的沟通才能更加顺畅。沟通计划中要明确工作汇报方式,如:监理项目组成员对总监理工程师汇报、监理项目组向业主汇报的具体时间和形式等。

   为了达到良好的沟通效果,监理项目组需要建立畅通的沟通渠道。首先,应将本项目所有相关人员进行分类,并制定不同方式的通讯录便于联系,如:手机微信、QQ、邮件系统中分别建立群组,使得使用信息沟通时准确、高效。监理项目会议是高效沟通的重要渠道,每次会议前应及时发布会议通知,明确会议的目的、时间、地点、参加人员、会议议程和议题,以便大家提前准备,有效地节约会议时间。当然,在项目建设中甲方也会组织相关会议,作为监理方应该积极主动询问,多了解并参与会议。会议中由监理项目组完成会议纪要,会议结束前进行总结,并形成会议决议记录在会议纪要中。与业主方沟通要突出重点、简要高效。业主方对项目工作更关注整体情况而非细节,因此监理项目组应根据项目的实际情况定期地提交《监理阶段报告》,报告应包含项目进展情况、当前主要工作和项目重点难点等。监理工程师还可以向业主做简短的当面汇报,一方面了解业主对于项目进展的反馈意见,另一方面可对项目中的重要问题进行说明。作为信息系统项目工程的第三方,监理项目组内部还应建立灵活多变的沟通方式,并适时开展技术交流。如果监理项目组同地办公,则很多问题可以当面直接交流,但重要问题需以邮件通知相关人员,以便及时跟进,并酌情将部分问题纳入例会讨论。监理项目组内部还可以建立技术交流平台,定期与不定期的进行技术培训,并且可以邀请相关专家进行讲解。通过技术交流不仅可以提升监理人员的个人技能,而且还对提高的项目质量有很大帮助。

   在监理项目管理中,可以采取绩效举措来确保项目进度:将监理项目组所有成员的工作绩效定期反馈给监理公司相关职能部门。监理工程师代表在工作中应与各职能部门经理保持紧急联系,取得职能部门经理对监理项目组的持续支持。每月末将监理项目组成员的工作绩效向其职能部门经理进行反馈,反馈情况主要包括:该成员的出勤情况、工作积极性、技术水平及监理文档的质量等等。由于反馈信息的激励鞭策作用,监理项目组成员将专注于合理安排时间,积极主动的发现和解决项目中存在的问题,努力提高工作质量。实践证明,采用这一沟通措施,监理项目较少出现进度拖后的情况,项目质量也能明显提高。总监理工程师代表和部门经理共同对监理人员给予书面或口头肯定,有利于他们保持高涨的工作热情全身心的投入到工作之中。

   监理项目组与业主方的沟通是沟通协调的重中之重,总监理工程师代表应倡导主动沟通。为了确保能够准确获取项目需求、项目能够正常实施、项目能够顺利验收,在整个项目过程中,始终保持积极主动沟通是项目成功的关键。在项目的前期阶段即需求分析阶段,针对业主方提出的项目需求,监理方要同承建方一起尽可能地深入业主相关部门了解需求,并与业主方进行充分沟通,对项目需求进行反复讨论和磋商,力求达到需求完整化。项目实施中,总监理工程师代表应定期将项目进展情况,以监理报告的形式提交业主,同时建议业主进入项目现场参与项目的验证,以确保项目真正符合业主的要求,同时得到业主方的书面确认。在这个过程中业主方与承建方就项目的情况及时交流意见,不仅有利于适当采纳业主方的新意见,使项目需求更完善,还能促使业主方对项目形成正确、合理的看法,避免提出过于理想的需求。如若在项目实施期间发现承建方或业主方有变更需要监理及时恰当的进行协调。在项目验收阶段,积极主动沟通工作获取业主方准确需求,使项目各阶段监理文档得到确认。三方在持续的沟通中对项目达成了共识,业主方将对项目成果高度满意,促进顺利验收。

 
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